SECMUN

La Secretaria Municipal está a cargo de un Secretario Municipal que tendrá las siguientes funciones.

a.- Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Consejo.

b.- Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones Municipales.

c.- Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la Ley N° 18.575.

A contar del mes de febrero del 2011, mediante la ley N° 20.500 se le asignaron funciones relacionadas con la constitución y funcionamiento de los Consejos Comunales de Organizaciones de la Sociedad Civil.

Su función como Secretaria Administrativa del Alcalde y del Consejo, consiste en recibir mediante la Oficina de Partes, toda la correspondencia que ingresa al Municipio y además el registro de los antecedentes que se envían a las distintas reparticiones, como Secretaria del Concejo es la responsable de transcribir las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo Municipal, llevar la numeración correlativa de los acuerdos adoptados por este órgano colegiado, mediante la mantención de un libro especial para este fin, mantener el archivo de las actas de concejo y de los antecedentes que acompañan o sirven de respaldo a las mismas, todos los documentos cada cierto periodo se envían a empastes con el fin de consérvalos adecuadamente.

Como ministro de fe de las actuaciones municipales debe suscribir con su firma todos los Decretos Alcaldicios y Decretos Alcaldicios Exentos, dando fe de que la firma del Alcalde corresponde a la persona que ostenta en cargo, lo mismo sucede con los Decretos que Ordenan Pagos a los distintos proveedores.

También debe dar fe de cualquier acto Municipal que ocurra sobre todo de aquellos que otorgan formalidad a los mismos, debe certificar cuando toma conocimiento de un hecho relevante, efectuar las notificaciones ordenadas mediante Decretos o por orden de La Contraloría General de La Republica, estas notificaciones marcan los plazos que deben cumplirse en todos los casos que así lo requieran y cualquier otro acto similar índole.

Debe controlar que las declaraciones de intereses de aquellos funcionarios sujetos a realizarlas se hagan en el momento oportuno, esta responsabilidad está circunscrita al personal de Alcaldía y Concejales, para los demás funcionarios este control lo realiza el Departamento de Personal.

Debe designar al ministro de fe que asiste a las constituciones de las Organizaciones Comunitarias que se formen y certificar la vigencia de las Directivas de cada una de ellas.

Además a partir de la publicación de la ordenanza sobre registro de personas Jurídicas receptoras de fonos públicos, esta unidad es la encargada de llevar al día el mencionado registró, para lo cual se coordina con el Departamento de Legalizaciones en lo referente a las organizaciones comunitarias que necesitan estar registradas.

En relación a la ley 20.500 se le encomendó la misión de ser el ministro de fe en las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo Comunal de Organizaciones de La Sociedad Civil y además es el encargado del proceso electoral del mismo consejo que se realiza cada cuatro años y ser el nexo con el Servicio de Registro Civil e Identificación en materias propias de esta normativa.

En nuestro municipio, estas y otras funciones son desarrolladas con el apoyo de las siguientes dependencias.

a.- Secretarias del Concejo Municipal; las Señoras Ester Osores Peñailillo y Graciela Cheuquelao Antil. Anexos N° 418 y 419.-

b.- Oficina de partes; Señora Marisol Acuña Norambuena y Señor Mauricio Rubio Vásquez, Anexos 247-248-249.

c.- Legalizaciones; Señor Hernán Ortega Sandoval, Anexo 420.